REGULAMIN I UMOWA SERWISU I APLIKACJI SAPCOM

Niniejszy dokument można pobrać pod adresem: https://sapcom.pl/wp-content/uploads/2025/03/2025_SapCom_Regulamin.docx

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin SapCom stosuje się do usług świadczonych przez firmę SapCom Sp. z.o.o, za pośrednictwem aplikacji SapCom (Oprogramowanie), dostępnej w Serwisie www.sapcom.pl.
2. Oprogramowanie jest przeznaczone dla wszelkich podmiotów gospodarczych, chcących efektywnie zarządzać firmą.
3.   Definicje:

1)    Błąd krytyczny – błąd systemu, którego skutkiem jest całkowite zatrzymanie pracy Oprogramowania lub zmiana funkcjonalności jednego lub więcej modułów Oprogramowania w sposób uniemożliwiający korzystanie z Oprogramowania.
2)    Formularz rejestracji – dostępny w Serwisie internetowym formularz, umożliwiający utworzenie Konta.
3)    Konto – oznaczony indywidualną nazwą (loginem) i hasłem podanym przez Użytkownika, zbiór zasobów w systemie teleinformatycznym Usługodawcy, w którym gromadzone są dane wprowadzane przez Użytkownika.

4)    Okres rozliczeniowy – ściśle określony przedział czasowy, za który dokonywane są płatności za korzystanie z Oprogramowania.

5)    Okres testowy – wskazany przez Usługodawcę okres, w którym działanie Konta udostępnione jest Usługobiorcy w sposób bezpłatny.

6)    Oprogramowanie – Aplikacja SapCom (wraz z całą identyfikacją wizualną, materiałami promocyjnymi i reklamowymi) działająca w modelu SaaS (Software as a Service), opierająca się na pracy w chmurze, zarządzana przez Usługodawcę, który odpłatnie lub nieodpłatnie udostępnia ją Usługobiorcom na urządzeniach komputerowych i mobilnych, służąca w szczególności do obsługi i gromadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Oprogramowanie jest udostępniane na podstawie akceptacji postanowień Regulaminu i aplikacji SapCom przez Użytkownika.

7)    Panel – udostępniony przez Usługodawcę indywidualny panel, zapewniający dostęp do prowadzonego w Serwisie Konta, umożliwiający korzystanie z Oprogramowania.

8)    Regulamin SapCom – niniejszy Regulamin udostępniony nieodpłatnie za pośrednictwem Serwisu internetowego www.sapcom.pl w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie, tak aby umożliwić swobodne zapoznawanie się z postanowieniami Regulaminu przed ich akceptacją.

9)    Serwis – strona internetowa prowadzona przez Administratora pod domeną www.sapcom.pl

10)    Umowa – umowa o świadczenie usług zawierana pomiędzy Usługodawcą i Usługobiorcą z chwilą akceptacji Regulaminu SapCom przez Usługobiorcę.

11)    Usługa – usługa świadczona przez Usługodawcę polegająca na udostępnieniu Usługobiorcy do korzystania z Oprogramowania drogą elektroniczną bez konieczności jego instalowania na infrastrukturze Usługobiorcy.

12)    Usługobiorca – podmiot gospodarczy, który korzysta z usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę i wykorzystuje odpłatnie udostępnione Oprogramowanie.

13)    Usługodawca – spółka SAPCOM Sp. z o.o., ul. Milenijna 43/2, 03-130 Warszawa, NIP:5243011704, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS przez Sąd w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0001115027, e-mail: biuro@sapcom.pl.

14)    Użytkownik – osoba fizyczna upoważniona przez Usługobiorcę do korzystania z Usługi, której Usługobiorca nadał określone uprawnienia do korzystania z poszczególnych funkcjonalności.

4.   Usługi świadczone przez Usługodawcę są dostępne 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
5.   Usługi świadczone na rzecz Usługobiorcy w ramach Oprogramowania, na podstawie zawieranej odpłatnej Umowy, umożliwiają:

1)    prowadzenie indywidualnego Konta,

2) tworzenie i przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, a także w formie papierowej na podstawie wydruków z Serwisu,

3)  korzystanie z innych usług i funkcji dostępnych w Oprogramowaniu, które mogą być regulowane Załącznikami do niniejszego Regulaminu i aplikacji SapCom,

4)    wsparcie techniczne działu IT.

6.   Usługodawca świadczy usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. ZASADY KORZYSTANIA Z OPROGRAMOWANIA ORAZ SERWISU

1.   Usługobiorca zobowiązany jest do korzystania z Serwisu i Oprogramowania, w sposób zgodny z obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem i Umową serwisu i aplikacji SapCom.
2.   Każde działanie Usługobiorcy powinno odbywać się równocześnie z poszanowaniem dla dóbr osób trzecich – zwłaszcza innych Usługobiorców korzystających z Oprogramowania i Serwisu.
3.   Podczas zakładania Konta w Serwisie obowiązkiem Usługobiorcy jest podanie prawdziwych, zgodnych ze stanem faktycznym danych oraz ich ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych. Wszelkie działania podjęte z wykorzystaniem loginu i hasła Usługobiorcy traktowane są jako działania Usługobiorcy. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za ujawnienie loginu i hasła podmiotom trzecim. Usługobiorca jest zobowiązany do zmiany hasła nie rzadziej niż co 30 dni.
4.   Niedozwolone są jakiekolwiek próby wprowadzania do systemu informatycznego szkodliwych danych (oprogramowanie złośliwe w tym wirusy, pliki szpiegujące, „robaki” etc.).
5.   Dostęp do Oprogramowania jest możliwy na urządzeniu komputerowym lub mobilnym spełniającym następujące warunki techniczne:

1)    Należy używać jednej z następujących przeglądarek lub nowszych:

1. a)    Microsoft Edge,
2. b)    Chrome – od wersji 21,
3. c)    Mozilla Firefox – od wersji 28,
4. d)    Opera – od wersji 12.1,
5. e)    Safari – od wersji 6.1.

2)    Wymagane jest włączenie obsługi:

1. a)    Ciasteczek – Cookies – do przechowywania sesji użytkowników,
2. b)    JavaScript – wymagany jest do prawidłowego wyświetlania i funkcjonowania interfejsu aplikacji.

3)    System operacyjny, w którym uruchamiane są przeglądarki internetowe wypisane powyżej nie ma wpływu na działanie aplikacji, o ile spełniony jest punkt 1 oraz 2. Testowane systemy operacyjne to lub nowsze:

1. a)    Windows XP, 7, 8 oraz 10,
2. b)    Mac OS X,
3. c)    Debian 7, 8 oraz 9,
4. d)    Ubuntu 16 oraz 17,
5. e)    Linux Mint.

4)    Minimalne wymagania sprzętowe wynoszą następująco:

1. a)    Procesor Pentium 4 lub nowszy wspierający SSE2 (wszystkie współczesne procesory),
2. b)    512MB pamięci RAM dla systemów 32-bitowych oraz 2GB pamięci RAM dla systemów 64-bitowych,
3. c)    minimum 200 MB wolnego miejsca na dysku do przechowywania danych tymczasowych i ciasteczek.

5)    Stałe połączenie do sieci Internet.

3. UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG

1.   Aby móc korzystać z Oprogramowania, konieczne jest założenie Konta. Przed założeniem Konta, należy zapoznać się dokładnie z treścią Regulaminu, Umowy serwisu i aplikacji SapCom oraz zaakceptować jego warunki. Brak akceptacji warunków i zasad Regulaminu, Umowy serwisu i aplikacji SapCom uniemożliwia korzystanie z Oprogramowania.
2.   Świadczenie usług przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy odbywa się na podstawie Regulaminu, Umowy serwisu i aplikacji SapCom. Przepisów Kodeksu Cywilnego, Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych właściwych. Procedurę zawierania Umowy określa niniejszy dokument.
3.   Usługodawca może uruchomić okres testowy, który służy zapoznaniu się przez Usługobiorcę z funkcjonalnością Oprogramowania. Zakres świadczonych usług w okresie testowym może zostać ograniczony przez Usługodawcę.
4.   Usługobiorca zobowiązuje się w okresie testowym nie wprowadzać do systemu SapCom żadnych danych osobowych w stosunku, do których posiada status administratora danych osobowych lub podmiot przetwarzający, w tym w szczególności danych osobowych wrażliwych. Usługobiorca akceptując Regulamin i Umowę serwisu i aplikacji SapCom oświadcza, że wprowadzane do systemu SapCom w okresie testowym dane (z wyjątkiem danych Usługobiorcy i Użytkowników) są fikcyjne i służą jedynie celom przetestowania funkcjonalności systemu SapCom.
5.   Użytkownik zakładając konto otrzyma automatycznie przygotowaną wiadomość na podany adres e-mail.
6.   Podstawą do zawarcia Umowy o świadczenie usług jest uprzednie zgłoszenie przez osobę uprawnioną do reprezentacji Usługobiorcy i uzupełnienie danych w profilu poprzez podanie między innymi następujących danych:

– imię i nazwisko,

– pełna nazwa firmy oraz numer NIP i REGON,

– adres siedziby lub zamieszkania,

– adres poczty elektronicznej e-mail oraz numer telefonu kontaktowego,

7.   Podanie danych przez Usługobiorcę jest równoznaczne ze złożeniem jego oświadczenia o:

1)    zgodności z prawdą wszelkich danych udostępnionych Usługodawcy,

2)    zapoznaniu się z treścią dokumentów stanowiących podstawę zawarcia Umowy,

3)    wyrażeniu zgody na zawarcie Umowy drogą elektroniczną,

4)    wyrażeniu zgody na otrzymywanie za pośrednictwem korespondencji mailowej, na wskazany adres email, informacji o wszelkich zmianach dotyczących zasad świadczenia usług oraz o wprowadzanych aktualizacjach i nowościach w Serwisie przez Usługodawcę.

8.   Za chwilę zawarcia Umowy uznaje się dzień, w którym Usługobiorca zaakceptuje postanowienia niniejszego Regulaminu.
9.   Usługodawca może rozszerzyć zakres oferowanych usług i wprowadzić w tym celu stosowne zmiany do Regulaminu SapCom, bez zgody Usługobiorcy.
10.   Usługobiorca oświadcza, że dysponuje zgodą Użytkownika na świadczenie Usług w oparciu o Konto tego Użytkownika, w tym na udostępnienie wizerunku.
11.   Usługodawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia dostępu Usługobiorcy do Konta Użytkownika, w przypadku, gdy Użytkownik cofnie zgodę na świadczenie Usług w oparciu o jego Konto. O zawieszeniu dostępu do Konta, Usługobiorca zostanie poinformowany drogą poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail. Zawieszenie dostępu do Konta z przyczyny wskazanej powyżej nie ma wpływu na wynagrodzenie należne Usługodawcy z tytułu świadczenia Usług.
12. Usługodawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia dostępu Usługobiorcy do Konta Użytkownika, w przypadku, gdy Użytkownik nie dokona opłaty w wyznaczonym terminie.
13. Usługodawca zastrzega sobie możliwość zawieszenia dostępu Usługobiorcy do Konta Użytkownika, w przypadku, gdy działania Użytkownika mogą naruszyć dobre imie lub jakikolwiek interes Usługodawcy.

4. OPŁATY

1.   Szczegółowe zasady płatności określane są indywidulanie. Wysokość opłaty znajduje się w zakładce – Ustawienia.
2.   Opłata pobierana jest od Usługobiorcy, w formie abonamentu, czyli określonej sumy pieniężnej należnej Usługodawcy, w zamian za korzystanie z Oprogramowania przez dany Okres rozliczeniowy.
3.  Usługobiorca jest uprawniony do rezygnacji w każdym czasie bez podania przyczyny. Rezygnacja następuje po wejściu w Ustawienia i dezaktywacji usługi. Naciśniecie przycisku „wyłącz usługę”.
4.   Usługobiorca dokonuje rozliczeń abonamentowych w formie comiesięcznych opłat.
5.   Usługobiorca może dokonywać rozliczeń abonamentowych w formie comiesięcznych opłat płatnych z góry.
6.   Usługobiorca uzyskuje bieżący dostęp do Usług oferowanych przez Usługodawcę od chwili zawarcia Umowy, dopóty uiszcza wymagalne, comiesięczne należności z tytułu faktur VAT wystawianych przez Usługodawcę.
7.   Usługodawca przewiduje możliwość stosowania rabatów i upustów cenowych.
8.   Usługobiorca zawierając Umowę z Usługodawcą upoważnia go do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy.
9.   Za datę zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień wpływu pełnej należności na rachunek bankowy Usługodawcy. Wszelkie dodatkowe opłaty (bankowe i pocztowe) obciążają Usługobiorcę.
10.   Usługodawca zastrzega sobie możliwość zmiany Cennika. O zmianach Cennika Usługobiorca będzie każdorazowo informowany. Nowe opłaty abonamentowe będą obowiązywały Usługobiorcę dopiero od następnego okresu rozliczeniowego. Usługobiorca będzie mógł zrezygnować z korzystania z Oprogramowania w przypadku, gdy nie zaakceptuje nowych opłat.
11.   Usługodawca umożliwia przeprowadzenie szkolenia z zakresu obsługi Oprogramowania. Jednorazowe szkolenie jest bezpłatne. Koszt kolejnego szkolenia określany będzie indywidualnie.
12.   Usługodawca zastrzega sobie możliwość wysyłania powiadomień i monitów dotyczących zaległych płatności.

5. ROZWIĄZANIE UMOWY

1.   Usługobiorcy przysługuje prawo do rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w każdej chwili i każdym czasie.
2.   Usługodawcy przysługuje prawo do natychmiastowego rozwiązania Umowy:

1)    wskazania przez Usługobiorcę niekompletnych, nieprawidłowych lub fikcyjnych danych w zakresie określonym w niniejszym Regulaminie SapCom,

2)    istnienia uzasadnionego podejrzenia wykorzystania Usług świadczonych przez Usługodawcę niezgodnie z ich celem (przeznaczeniem) lub też w sposób naruszający spójność systemu informatycznego Usługodawcy,

3)    istnienia uzasadnionego podejrzenia wykorzystania Usług świadczonych przez Usługodawcę w sposób skutkujący bezpośrednio lub pośrednio szeroko pojętymi utrudnieniami w swobodnym korzystaniu z zasobów systemowych lub sprzętowych przez innych Usługobiorców.,

4)    naruszenia przez Usługobiorcę przepisów prawa powszechnie obowiązującego podczas lub w związku z korzystaniem z Oprogramowania,

5)    naruszenia przez Usługobiorcę praw osób trzecich (osób fizycznych, prawnych, jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej) podczas lub w związku z korzystaniem z Oprogramowania,

6)    naruszenia warunków korzystania z Oprogramowania określonych w niniejszym Regulaminie.

7)        naruszenie dobrego imienia Usługodawcy.

3.   Usługodawca zastrzega sobie prawo, do zaprzestania świadczenia Usług, z chwilą nieopłacenia przez Usługobiorcę co najmniej jednej wymagalnej faktury VAT w terminie.
4.   W przypadku rozwiązania umowy Usługodawca udostępni bezpłatnie Usługobiorcy, w formie rozszyfrowanej i pozwalającej na odczyt za pomocą ogólnodostępnych narzędzi informatycznych kopię danych. Po upływie 30 dni Usługodawca zniszczy te dane bezpowrotnie.

6. REKLAMACJE

1.   Usługobiorcy przysługuje prawo składania reklamacji w przypadku:

1)    niewykonywania usług objętych Umową,

2)    nienależytego wykonywania usług objętych Umową,

3)  nieprawidłowości w zakresie określenia wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług przez Usługodawcę.

2.   Usługobiorca jest zobowiązany do złożenia reklamacji w formie pisemnej na adres korespondencyjny Usługodawcy wskazany w niniejszym Regulaminie SapCom lub drogą poczty elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres:biuro@sapcom.pl.
3.   Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać następujące informacje:

1)    nazwa oraz adres siedziby Usługobiorcy,

2)    określenie nie wykonanej lub nienależycie wykonanej Usługi lub nieprawidłowo określonego wynagrodzenia wraz ze wskazaniem okoliczności uzasadniających zgłoszenie reklamacyjne,

3)    preferowany przez Usługobiorcę sposób rozstrzygnięcia zgłoszenia reklamacyjnego.

4.   Jeżeli podane w reklamacji dane lub informacje wymagają uzupełnienia, przed rozpatrzeniem reklamacji Usługodawca zwróci się do składającego reklamację o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie.
5.   Skuteczne wniesienie reklamacji może nastąpić wyłącznie w terminie 7 dni od dnia powzięcia przez Usługobiorcę informacji o okolicznościach uzasadniających reklamację, jednakże nie później niż w terminie 14 dni od ich zaistnienia.
6.   Dniem złożenia reklamacji jest dzień wpływu do Usługodawcy pisemnego zgłoszenia reklamacyjnego lub wpływ do Usługodawcy wiadomości e-mail, wysłanej drogą poczty elektronicznej.
7.   Rozstrzygnięcie w przedmiocie reklamacji złożonej przez Usługobiorcę nastąpi w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia.
8.   Odpowiedź na reklamację wysyłana jest wyłącznie na adres e-mail, chyba że Usługobiorca zgłosi chęć otrzymania odpowiedzi drogą pocztową.
9.   Za pośrednictwem adresu e-mail:biuro@sapcom.pl można zgłaszać wszelkie treści i działania, które w jakikolwiek sposób naruszają postanowienia niniejszego Regulaminu SapCom.
10.   Błędy krytyczne usuwane będą przez Usługodawcę w terminie 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia błędu przez Usługobiorcę. Usługobiorca zgłasza fakt zauważenia Błędu krytycznego za pośrednictwem korespondencji e-mail na adres:biuro@sapcom.pl.
11.   W przypadku wykrycia błędów w działaniu Oprogramowania innych niż Błąd krytyczny Usługobiorcy przysługuje prawo żądania ich usunięcia w odpowiednim terminie, uzależnionym od charakteru i stopnia skomplikowania błędu, jednak nie dłuższym niż 30 dni od momentu zgłoszenia błędu przez Usługobiorcę. Usługobiorca zgłasza fakt zauważenia błędu za pośrednictwem korespondencji e-mail na adres:biuro@sapcom.pl.

7. WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

1.   Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za gromadzenie danych osobowych zgodnie z właściwymi przepisami prawa, z wyjątkiem danych osobowych, do gromadzenia których Usługobiorca upoważnił Usługodawcę.
2.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za umieszczanie przez Usługobiorcę w Oprogramowaniu treści o charakterze erotycznym czy pornograficznym lub naruszających normy prawne, moralne, obrazujących lub propagujących przemoc, nienawiść, dyskryminację (rasową, kulturową, etniczną, religijną lub filozoficzną etc.), naruszających dobra osobiste lub obrażających godność innych osób.
3.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działania Usługobiorcy sprzeczne z Regulaminem SapCom, w szczególności za niedopełnienie przez Usługobiorcę obowiązków, które nakładają na niego właściwe przepisy prawa.
4.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody spowodowane podaniem przez Usługobiorcę nieprawdziwych, nieaktualnych lub niepełnych danych.
5.   Wyłącznie Usługobiorca jest odpowiedzialni za to, w jaki sposób korzysta z udostępnionego mu odpłatnie lub nieodpłatnie Oprogramowania.
6.   Usługobiorca pobiera oraz uzyskuje wszelkie dane oraz treści dostarczane przez Usługodawcę na własną odpowiedzialność.
7.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w stosunku do Usługobiorcy za utratę zysków (lucrum cessans) lub jakiekolwiek szkody (damnum emergens), straty pośrednie, koszty i inne należności, jakie Usługobiorca poniósł w związku z wykonywaniem swych obowiązków związanych z realizacją Umowy.
8.   Korzystając z Serwisu i Oprogramowania, Usługobiorca zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności za utratę danych osobowych osób trzecich, które to dane zostały wprowadzone do Oprogramowania bądź zostały niewłaściwie wykorzystane lub w sposób nieuprawniony ujawnione w związku z brakiem u Usługobiorcy odpowiednich zabezpieczeń przed przejęciem Hasła lub Loginu, bądź udostępnieniem przez Usługobiorcę Konta osobom nieuprawnionym.
9.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług przez operatorów telekomunikacyjnych, z którymi Usługobiorca posiada zawarte umowy.
10.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane niedziałaniem albo wadliwym działaniem oprogramowania firm trzecich, w tym organów administracji państwowej.
11.   Usługodawca dołoży wszelkiej staranności, aby strona internetowa Serwisu (www.sapcom.pl) i Oprogramowanie były wolne od błędów i dostęp do nich był bezwzględnie ciągły i nieprzerwany. Nie dotyczy to sytuacji, w której przerwa w dostępie do Usług jest skutkiem okoliczności o charakterze obiektywnym, niezależnym od Usługodawcy (np. siła wyższa rozumiana jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i którego skutkom nie można zapobiec – katastrofalne działania przyrody; akty władzy ustawodawczej i wykonawczej oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego).
12.   Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności, za wszelkie działania lub zaniechania Usługobiorcy lub jego pracownika; jakiegokolwiek rodzaju szkody poniesione przez osoby trzecie na skutek działań lub zaniechań Usługobiorcy; przerwania dostarczania, utraty lub uszkodzenia danych; niewykonania lub opóźnienia w dostarczaniu Usług z powodu przyczyn niezależnych od Usługodawcy.
13.   Usługobiorca będzie odpowiadał jak za własne działanie lub zaniechanie za działania i zaniechania osób, którym przyznał dostęp do Oprogramowania (w tym Użytkowników).
14.   Usługodawca nie odpowiada za problemy bądź przerwy w działaniu sieci internetowej, które uniemożliwiają Usługobiorcy korzystanie z Oprogramowania. W szczególności Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za straty poniesione przez Usługobiorcę w wyniku utraty danych lub niemożliwości przesyłu danych, które spowodowane były przez przerwy w dostępie do stron internetowych Usługodawcy.
15.   Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe wskutek działania siły wyższej.

8. OCHRONA PRAW AUTORSKICH

1.   Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Oprogramowania – na czas trwania Umowy.
2.   Wszelkie zdjęcia oraz pozostałe materiały (w tym teksty, grafiki, logotypy) zamieszczone na stronie Serwisu internetowego www.sapcom.pl należą do Usługodawcy lub zostały użyte za zgodą osób trzecich, posiadających do nich prawa autorskie.
3.   Każdy Usługobiorca, jak i osoba trzecia mająca dostęp do Serwisu, zobowiązani są do powstrzymywania się od kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania, transmitowania lub wykorzystywania w inny sposób jakichkolwiek treści i baz udostępnionych na stronie Serwisu, za wyjątkiem korzystania z nich w ramach dozwolonego użytku.
4.   Zabronione jest kopiowanie zdjęć i innych materiałów graficznych oraz stosowanie przedruku tekstów zamieszczonych na stronie Serwisu internetowego www.sapcom.pl, w tym ich udostępnianie w Internecie bez pisemnej zgody Usługodawcy lub innej osoby trzeciej, posiadającej do nich prawa autorskie.
5.   Zabrania się również zewnętrznym podmiotom pobierania zdjęć ze strony Serwisu internetowego www.sapcom.pl oraz wykorzystywania ich do celów marketingowych oraz handlowych.
6.   Wykorzystanie wymienionych powyżej materiałów bez pisemnej zgody Usługodawcy lub innej osoby trzeciej, której przysługują prawa autorskie, jest niezgodne z prawem i może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania cywilnego oraz karnego, jeżeli Użytkownik dopuszcza się takiego działania.

9. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1.   Dane osobowe Usługobiorcy przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji Umowy, o której mowa w niniejszym Regulaminie SapCom
2.   Dane osobowe Usługobiorcy nie będą ujawniane innym osobom lub instytucjom bez jego wyraźnej zgody, chyba że obowiązek przekazania danych osobowych będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Administratorem danych osobowych Usługobiorcy jest SAPCOM Sp. z o.o. adres: 03-130 Warszawa, ul. Milenijna 43/2, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS przez Sąd w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0001115027, adres e-mail:biuro@sapcom.pl. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się bezpośrednio kontaktować pocztą elektroniczną przy użyciu adresu e-mail: biuro@sapcom.pl bądź tradycyjną pocztą na adres ul. Milenijna 43/2, 03-130 Warszawa. Administrator będzie przechowywał dane osobowe Usługobiorcy przez okres obowiązywania Umowy i po jej zakończeniu do czasu wykonania wszelkich obowiązków związanych z Umową. Usługobiorca ma prawo do żądania od Administratora dostępu do jego danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w określonych w przepisach przypadkach), a także prawo do przenoszenia danych, cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych przez Administratora (w razie cofnięcia zgody na przetwarzanie danych Administrator nie będzie mógł wykonywać obowiązków wynikających z umowy) oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych osobowych przez Usługobiorcę jest dobrowolne, a w razie ich niepodania nie będzie możliwe świadczenie usług objętych Umową. Administrator nie będzie dokonywał profilowania danych osobowych Usługobiorcy.
3.   Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych osobowych Usługobiorcy znajdują się w dokumencie Polityka prywatności Serwisu internetowego www.sapcom.pl.

10. POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1.   Oświadczenia Stron

1)    Zawarcie Umowy oznacza dla Usługobiorcy, zwanego dalej również Administratorem, konieczność powierzenia Usługodawcy, zwanemu dalej również Podmiotem przetwarzającym, do przetwarzania danych osobowych należących do osób trzecich (w szczególności pracowników), wprowadzanych przez Usługobiorcę do Oprogramowania. Powierzenie przetwarzania danych osobowych reguluje „Umowa powierzenia przetwarzania danych”, której postanowienia znajdują się w niniejszym paragrafie.

2)     Jeżeli w tym paragrafie jest mowa o „Umowie głównej” – należy przez to rozumieć Umowę, natomiast „Umowa powierzenia” – oznacza umowę dotyczącą powierzenia Usługodawcy do przetwarzania danych osobowych.

3)    Usługobiorca oświadcza, że jest administratorem wszelkich danych osobowych, które przetwarza lub wprowadza do systemu teleinformatycznego za pośrednictwem Oprogramowania oraz oświadcza, że ww. dane osobowe zgromadził zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2.   Przedmiot powierzenia

1)    Strony postanawiają, że w celu spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, a w szczególności art. 28 ust. 3 RODO, oraz właściwej realizacji postanowień zawartej Umowy głównej, Administrator, powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe, zgromadzone na udostępnionej Administratorowi przestrzeni Aplikacji SapCom w ramach świadczonych przez Podmiot przetwarzający Usług, w zakresie określonym niniejszą Umową powierzenia. Powierzone dane nie są dalej przetwarzane. Dane przechowywane są na monitorowanych 24/7 serwerach znajdujących się w Unii Europejskiej.

2)    Dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający przez okres wykonywania Umowy, aż do czasu usunięcia danych zgodnie z ust. 6 punkt 5niniejszej Umowy powierzenia.

3.   Zobowiązania Stron

1)    Podmiot przetwarzający oświadcza, że zobowiązuje się do wykorzystania danych osobowych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy powierzenia i Umowy głównej oraz w celach w nich określonych.

2)    Podmiot przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO.

3)    Podmiot przetwarzający oświadcza, że posiada zasoby infrastrukturalne, doświadczenie, wiedzę oraz wykwalifikowany personel, w zakresie umożliwiającym należyte wykonanie Umowy powierzenia, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W szczególności Podmiot przetwarzający oświadcza, że znane mu są zasady przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych wynikające z RODO.

4)    Podmiot przetwarzający przy przetwarzaniu danych osobowych zobowiązany jest stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych. W związku z tym, iż na podstawie Umowy powierzenia mogą być przetwarzane dane gromadzone w ramach dokumentacji medycznej, Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do:

1. a)    zabezpieczenia Oprogramowania przed uszkodzeniem lub utratą zgromadzonych w nim danych
2. b)    zapewnienia stałego dostępu do danych dla Użytkownika i zabezpieczeniu przed dostępem osób nieuprawnionych;
3. c)    udostępnienia poprzez eksport w postaci elektronicznej dokumentacji albo odpowiedniej części dokumentacji w formacie, w którym jest przetwarzana za pomocą Oprogramowania (XLS, CSV);

5)    W ramach zabezpieczenia danych powierzonych do przetwarzania Administrator zobowiązuje się do:

1. a)    systematycznego dokonywania analizy zagrożeń związanych z przechowywaniem danych w Serwisie, a jeżeli będzie to wymagane dokonanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych;
2. b)    bieżącego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowego dokonywania oceny skuteczności tych sposobów;
3.   Współdziałanie stron

1)    Podczas trwania niniejszej Umowy powierzenia, strony zobowiązują się ściśle współpracować za pośrednictwem wyznaczonych osób, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na realizację Umowy powierzenia.

5.   Odpowiedzialność.

1)    Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej stronie oraz osobom trzecim w związku z wykonywaniem Umowy powierzenia, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r– Kodeks cywilny, przepisami Ustawy i RODO oraz zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych.

6.   Czas trwania i wypowiedzenie Umowy powierzenia przetwarzania danych

1)    Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej.

2)    Umowa powierzenia ulega rozwiązaniu w momencie rozwiązania Umowy głównej.

11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.   Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia ograniczeń w korzystaniu ze strony Serwisu internetowego spowodowanych jego serwisem technicznym, pracami konserwacyjnymi lub pracami nad polepszeniem jego funkcjonalności. Jednocześnie Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, by wspomniane przerwy odbywały się w godzinach nocnych i trwały jak najkrócej.
2.   Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie SapCom. Usługobiorca będzie mógł zrezygnować z korzystania z Serwisu w przypadku, gdy nie zaakceptuje warunków nowego Regulaminu i Umowy SapCom.
3.   O każdych zmianach Usługodawca będzie informować na stronie Serwisu z odpowiednim wyprzedzeniem. Zmiany będą wchodzić w życie nie wcześniej niż po 2 dniach od ich ogłoszenia.
4.   Usługodawca zastrzega sobie prawo do stosowania pouczeń, czasowego zawieszania, a w ostateczności usuwania Konta Usługobiorcy, który mimo stosowania uprzednich ostrzeżeń, swym działaniem łamie postanowienia niniejszego Regulaminu SapCom, utrudnia korzystanie z Serwisu lub Oprogramowania innym podmiotom lub narusza przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
5.   Usługodawca ma prawo publikować na swojej stronie internetowej informacje dotyczące Usługobiorców korzystających z Oprogramowania, z tym zastrzeżeniem, że Usługodawca zobowiązuje się do usunięcia tych informacji na indywidualne żądanie Usługobiorcy, którego informacje te dotyczą.
6.   Usługodawca zobowiązuje się do sprawowania nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem Oprogramowania, a także do dokonywania niezbędnych aktualizacji.
7.   Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o każdorazowej zmianie adresu, numeru telefonu i faksu, adresu poczty elektronicznej oraz wszelkich niezbędnych do realizacji Umowy danych. W przypadku uchybienia temu obowiązkowi wszelką korespondencję – w tym fakturę wysłaną na poprzedni adres lub adres poczty elektronicznej, uznaje się za skutecznie doręczoną.
8.   Wszelkie spory między Usługodawcą, a Usługobiorcą będą rozstrzygane w sposób polubowny.
9.   W przypadku nierozwiązania sporów na drodze polubownej, między Usługodawcą a Usługobiorcą, sądem właściwym jest Sąd właściwy miejscowo i rzeczowo dla miejsca siedziby Usługodawcy.
10.   W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie będą miały przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
11.   Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 01.01.2025 r.